چگونگی انجام و شکل گیری پروژه ITIL

تعریف یک پروژه مستقل از عنوان آن به‌طورمعمول به‌عنوان راهکاری جهت پاسخگویی و رفع مجموعه‌ای از مشکلات سازمانی خواهد بود؛ پس جهت تعریف شفاف و اصولی یک پروژه می‌بایست در گام نخست چالش‌ها و مشکلاتی را که توقع داریم با انجام این پروژه مرتفع و لیست کنیم.   سپس اجزاء تشکیل‌دهنده پروژه و دامنه در نظر گرفته‌شده برای آن را با این مشکلات تطابق داده و اطمینان حاصل کنیم که این اجزاء از کفایت لازم برای حصول نتیجه موردنظر برخوردار هستند. حال، چنانچه پروژه موردنظر را یک پروژه ITIL در نظر بگیریم، انتخاب مجموعه فرآیندهای موردنظر جهت قرار گرفتن در دامنه پروژه از همین قاعده تبعیت می‌کند؛ به این معنی که گنجاندن هر فرآیند در دامنه پروژه می‌بایست متناظر با در نظر گرفتن یک یا چند مشکل شفاف جهت برطرف شدن در این پروژه باشد.

از سوی دیگر باید توجه داشته باشید که ممکن است سازمان با مجموعه زیادی از مشکلات و دغدغه‌های سازمانی مواجه باشد که اتفاقاً به نظر می‌رسد استقرار ITIL می‌تواند پاسخی برای تمامی این مشکلات و دغدغه‌ها باشد، اما تعریف یک پروژه واحد و درنتیجه بسیار بزرگ و پیچیده جهت رفع مجموعه گسترده‌ای از مشکلات خود به معضلی جدید تبدیل‌شده و نتیجه مطلوب را برای سازمان به همراه نخواهد داشت. لذا توصیه خبرگان این حوزه، تعریف و برنامه‌ریزی برای اجرای مجموعه‌ای از پروژه‌های کوتاه‌مدت و تمرکز بر رفع مشکلات سازمانی بر اساس اولویت‌های داخلی آن‌هاست. طول مطلوب چنین پروژه‌هایی می‌تواند بین 3 تا 6 ماه متغیر باشد.

پروژه‌های ITIL به‌طورمعمول از سه بُعد کلیدی تشکیل‌شده و در طول اجرای پروژه باید موردتوجه قرار گیرند. بعد اول همان نیروی انسانی سازمان است. چه افراد شاغل در بخش‌های فناوری اطلاعات و چه استفاده‌کنندگان خدمات فناوری اطلاعات نیازمند همسویی با این پروژه هستند؛ پس لازم است تا برای ایجاد همسویی آن‌ها با پروژه اقدامات مشخصی نظیر آموزش، اطلاع‌رسانی، جلسات توجیهی و … انجام پذیرد. بعد دوم طراحی و مستندسازی فرآیندهای انتخاب‌شده در محدوده پروژه است. در این رابطه سازمان با کمک مشاوران خود سعی خواهد کرد تا بهینه‌ترین و کارآمدترین فرآیندها را بر اساس توصیه‌ها و الزامات ITIL همسو با اولویت‌ها و نیازهای سازمان خود طراحی و مستند کند؛ اما بعد سوم که در موفقیت و یا شکست پروژه نیز نقش بسزایی دارد همان بُعد ابزار است. توجه داشته باشید که بخش اعظم اثربخشی فرآیندهای طراحی‌شده و همسویی کارکنان سازمان مستلزم استقرار ابزاری کارآمد و سازگار با مفاهیم ITIL است.